Douze modules, et ce que chacun ne fait pas

Scolarité

Le service de la scolarité, tous les jours.

• Recevoir une candidature en ligne ou au guichet, la relire, la convertir en dossier étudiant
• Attribuer un numéro d'admission tiré d'une séquence ouverte une fois par année universitaire
• Tenir facultés, départements, filières, niveaux, semestres et maquette LMD
• Rechercher un étudiant par nom, prénom, numéro d'admission ou matricule
• Imprimer une fiche complète : identité, contacts, inscriptions, scolarité, résultats

Il n'y a pas de création directe d'étudiant : un dossier naît d'une candidature convertie, ce qui garantit qu'aucun étudiant n'existe sans trace de son admission.

Finances

La comptabilité et la caisse.

• Définir des barèmes de frais par filière, niveau et année, publiés ou en brouillon
• Générer l'échéancier d'un étudiant au moment de son inscription, sans intervention
• Encaisser en espèces au guichet, ou par Airtel Money depuis le téléphone de l'étudiant
• Imputer un versement sur les tranches selon une règle unique, écrite une seule fois
• Accorder une remise ou annuler une tranche, avec un motif obligatoire
• Appliquer des pénalités de retard, plafonnées ou non, selon une politique datée

Une remise n'est pas un encaissement : elle réduit ce qui est dû sans jamais apparaître dans la recette du jour. C'est la confusion qui rendait l'ancien rapprochement de caisse impossible.

Notes et délibérations

Les enseignants, le jury et la scolarité.

• Saisir les notes d'une évaluation, en salle, y compris sans connexion
• Appliquer le barème de l'établissement : échelle, moyenne, poids, absence, rattrapage
• Compenser entre matières d'une UE et entre UE d'un semestre, si vous l'avez décidé
• Tenir un jury, publier, et produire relevés et procès-verbaux
• Suivre le parcours d'un étudiant sur plusieurs années, crédits acquis compris

Une note publiée ne se modifie pas. Elle se corrige, et la correction porte un motif, un auteur et une date — les deux valeurs restent lisibles.

Bourses

Le service social et la comptabilité.

• Enregistrer bourses d'État, bourses d'établissement et aides ponctuelles
• Traiter les deux modes de financement ANAB, qui produisent des échéanciers différents
• Recalculer ce que l'étudiant doit dès qu'une bourse est attribuée ou retirée
• Lister ce que l'établissement doit rembourser à un étudiant qui a trop payé

Le régime déclaré à l'inscription est une déclaration du candidat, pas une bourse. Les deux sont enregistrés séparément, parce que confondre les deux fait attendre une bourse à qui n'en a pas.

Contrôle d'accès

Les vigiles, les surveillants d'examen.

• Enregistrer un badge à l'entrée du campus ou d'une salle d'examen
• Fonctionner hors ligne pendant une heure et rejouer les passages sans doublon
• Suspendre automatiquement un badge au-delà du seuil d'impayé que vous fixez
• Rouvrir l'accès dès le paiement, sans que personne n'ait à y penser

Le lecteur enregistre, il ne décide pas. C'est le serveur qui connaît les sanctions et les paiements — un appareil qui déciderait tout seul refuserait un étudiant ayant réglé le matin même.

Documents

Ce que l'étudiant emporte, et ce qu'un ministère vérifiera.

• Relevés de notes, attestations de scolarité et reçus de paiement
• Numérotation en série continue, sans trou : un document refusé n'en consomme pas
• Votre logo, votre en-tête, votre signataire et votre couleur sur chaque page
• Français ou anglais, sur le même document et avec les mêmes chiffres

Une réimpression ne tire pas un nouveau numéro. La scolarité peut rééditer le relevé d'un étudiant en dette — c'est la délivrance qui est retenue, pas la copie d'un document déjà délivré.

Communication

L'administration.

• Diffuser une annonce à une promotion, une filière ou un niveau
• Vérifier le consentement de chaque destinataire avant tout envoi

L'envoi vers un opérateur SMS ou WhatsApp n'est pas encore raccordé. Les annonces sont lues dans l'application ; nous dirons quand l'envoi externe existera.

Cours en ligne

Les enseignants et leurs étudiants.

• Déposer un support par matière et le retirer sans perdre l'historique
• Le rendre visible des seuls étudiants inscrits à cette matière

Ce n'est pas une plateforme d'apprentissage : ni quiz, ni forum, ni suivi de progression. C'est un endroit fiable où déposer un document.

Ressources humaines

La DRH et la comptabilité.

• Tenir le dossier d'un agent, ses contrats successifs et son rattachement
• Joindre ce dossier au compte avec lequel la personne se connecte, qui est ce qui lui ouvre ses propres pages
• Enregistrer un engagement d'enseignement : des heures, un taux horaire, une année
• Émettre la note d'honoraires qui en découle, la régler, et l'annuler avec un motif
• Recevoir une demande de congé, la décider, et n'en revenir qu'en l'annulant

Personne ne règle sa propre note d'honoraires, ni ne décide de son propre congé : la personne et celle qui décide sont deux lignes différentes, et le serveur le refuse plutôt que l'écran le cache.

Bibliothèque

Le bibliothécaire et les lecteurs.

• Décrire le patrimoine : campus, bibliothèques, sections, travées et étagères
• Aménager une salle entière d'un coup — une travée déjà là est comptée et laissée telle quelle
• Tenir un catalogue de titres et les exemplaires qui les portent, avec leur état
• Prêter et enregistrer un retour, en refusant un exemplaire retiré, déjà sorti, ou au-delà du quota du lecteur
• Lister les retards

Un exemplaire retiré du service n'est pas supprimé. Il garde son numéro d'inventaire et l'historique de ses prêts, parce qu'un livre perdu est une information, pas une ligne à effacer.

Internat

L'intendance et les étudiants logés.

• Décrire les pavillons, leurs chambres et leurs lits, et aménager un étage entier d'un coup
• Attribuer un lit en cherchant l'étudiant par son nom ou son matricule, puis le pavillon, la chambre et le lit
• Refuser un lit déjà occupé, un lit hors service, un pavillon qui n'admet pas l'étudiant, et une inscription qui n'est pas celle de l'année en cours
• Libérer une place sans perdre qui l'occupait ni depuis quand
• Dire combien de lits existent, combien sont occupés, et qui dort dans un pavillon fermé

Une place ne s'attribue pas à une personne mais à son inscription de l'année. C'est ce qui empêche un lit de rester occupé sur le papier par quelqu'un qui n'est plus inscrit.

Plateforme

La direction et la DSI.

• Servir votre espace sur votre propre nom de domaine, avec certificat automatique
• Produire les agrégats attendus par le ministère, calculés côté serveur
• Ouvrir et fermer les comptes de votre personnel, et suivre vos factures

Les remontées ministérielles ne contiennent aucun nominatif. Ce sont des totaux, et ils sont calculés — jamais saisis à la main dans un tableur.